Informativa sul trattamento dei dati personali degli ospiti di cui al REGOLAMENTO EU 679/2016

Il presente documento viene redatto ai sensi dell’art. 13 del Regolamento EU 679/2016 in materia di protezione e gestione del trattamento dei dati personali.

Il presente foglio informativo ha lo scopo di descrivere le modalità di trattamento dei dati personali degli ospiti della La Collina degli Elfi S.r.l. partita IVA 90042790049, con sede legale in Via Craviano n.45 – 12040 Govone (CN).

Il Titolare del trattamento è La Collina degli Elfi ODV nella persona di MANUELA OLMO, contattabile unitamente al Responsabile del trattamento dei dati (DPO), nella persona dell’Avv. Sergio Monticone con sede in Corso Galileo Ferraris, 71 – Torino (TO), attraverso e-mail segreteriagenerale@lacollinadeglielfi.it e PEC segreteria@pec.lacollinadeglielfi.it, anche per l’esercizio dei diritti degli interessati sotto elencati ex artt. dal 15 – 22 Reg. UE 679/16. 

Base giuridica: 

La Collina degli Elfi ODV effettua il trattamento dei dati personali secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza ed integrità e riservatezza previsti dal Regolamento rispettando i seguenti principi giuridici (art. 6, par. 1, lett. a), b), c), f):

• richiesta di consenso: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità; 
• il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; 
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
• il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.

Finalità di trattamento:

La Collina degli Elfi ODV effettua il trattamento dei dati personali secondo i principi di correttezza liceità e trasparenza ed integrità e riservatezza, con le finalità sotto riportate e con la determinazione di minimizzazione/limitazione circa l’uso dei dati stessi:

• inviare all’utente informazioni su servizi, prodotti ed eventi promossi e forniti dell’associazione;

• ricevere donazioni a favore dell’associazione e processarne i pagamenti; 
• vendita regali solidali, inviare la merce e processarne i pagamenti; 
• ricevere le candidature dei potenziali volontario dell’associazione; 
• ricontatto telefonico o via mail; 

• erogare le proprie prestazioni/servizi agli ospiti e famigliari nell’ambito di brevi soggiorni volti a ritrovare, attraverso una molteplicità di attività personalizzate e personalizzabili, l’armonia interiore e famigliare;
• attività amministrative e contabili relative ai rapporti con gli ospiti/soci/volontari e donatori della struttura; 
• assolvere agli obblighi di legge o agli altri adempimenti richiesti dalle competenti Autorità; 
• mantenere aggiornati gli utenti sui servizi d’accoglienza proposti, su iniziative ed eventi promossi dall’associazione, attraverso l’invio di newsletter, e-mail promozionali, ricontatti telefonici. Attraverso l’iscrizione volontaria alla newsletter “L’Eco della Collina” sarà possibile ricevere con scadenza mensile notizie sulla nostra associazione e sui nostri progetti. L’interessato ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali in qualsiasi momento; 
• promuovere e rendere conosciuta le attività dell’associazione sul sito e sui social di proprietà della Collina degli Elfi tramite la raccolta di materiale fotografico e/o video espressamente autorizzati e raccolti in occasione dei soggiorni/attività/eventi e manifestazioni dell’ente. 

Categorie dei dati trattati:

Le tipologie dei dati oggetto di trattamento da parte di La Collina degli Elfi ODV sono principalmente dati identificativi quali ad esempio: 

• dati personali (dati anagrafici degli utenti ospitati nella struttura, dati anagrafici di volontari, dati anagrafici di associati e donatori, dati anagrafici e di spedizione per l’acquisto dei regali solidali);
• dati particolari (dati sanitari degli utenti ospitati); 
• dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet;
• dati comunicati dall’utente: l’invio facoltativo, esplicito e volontario di messaggi agli indirizzi di contatto di La Collina degli Elfi ODV, i messaggi inviati dagli utenti ai profili/pagine istituzionali sui social media, nonché la compilazione e l’inoltro dei moduli presenti sul sito, comportano l’acquisizione dei dati di contatto del mittente, necessari a rispondere, nonché di tutti i dati personali inclusi nelle comunicazioni;
• informazioni per conseguire un’efficace gestione dei rapporti commerciali e di comunicazione.

L’eventuale rifiuto a fornire tali dati, infatti, comporta la mancata fornitura del servizio di La Collina degli Elfi ODV nei limiti in cui i dati sono necessari allo stesso.

Destinatari dei dati.

I dati personali relativi al trattamento in questione verranno comunicati e trattati dal personale interno, formato ed autorizzato secondo le istruzioni impartite da La Collina degli Elfi ODV e nel pieno rispetto della normativa vigente in tema di privacy e del GDPR. Qualora ciò risultasse necessario o comunque funzionale alla gestione del rapporto contrattuale e al perseguimento del legittimo interesse del titolare, i suoi dati saranno comunicati ai seguenti soggetti: 

• società, enti, consorzi o professionisti incaricati che forniscano specifici servizi elaborativi o che svolgano attività connesse, strumentali e di supporto a quelle dell’associazione, ovvero ancora attività necessarie all’esecuzione delle operazioni e dei servizi offerti;
• da soggetti a cui la facoltà di accedere ai suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria;
• dai soggetti ai quali il trasferimento dei suoi dati personali risulti necessario o sia comunque funzionale allo svolgimento dell’attività dell’associazione;
• soggetti delegati e/o incaricati dal titolare di svolgere attività strettamente correlate al perseguimento delle finalità sopra indicate (inclusi interventi di manutenzione tecnica sui sistemi), nominati responsabili del trattamento;
• potranno essere eventualmente resi e conoscibili a Terzi per la difesa dei diritti, nonché in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti e su richiesta dalle competenti Autorità.

Ambito di comunicazione e diffusione.

I dati raccolti saranno utilizzati da La Collina degli Elfi ODV per l’integrale e la corretta esecuzione del contratto; potranno essere eventualmente resi e conoscibili a Terzi per la difesa dei diritti, nonché in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti e su richiesta dalle competenti Autorità.

La Collina degli Elfi ODV non effettua direttamente trasferimento in Paesi terzi; non ha un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche e non effettua profilazione; tuttavia, i dati potrebbero essere trasferiti in Paesi all’interno della U.E. e/o extra U.E. da Enti e/o società destinatari dei dati come sopra specificato alla voce “destinatari dei dati”.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

La Collina degli Elfi ODV non adotta alcun processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento (UE) 2016/679.

Conservazione dei dati: 

I dati saranno conservati per un periodo limitato ed esattamente per tutta la durata contrattuale. Allo scadere di tale periodo, l’azienda conserverà la documentazione cartacea per un periodo di un anno, dopo tale periodo il materiale cartaceo sarà distrutto. Il materiale digitale viene archiviato per un periodo di dieci anni, come previsto da normativa vigente, per eventuali necessità di natura fiscale e contabile, motivi contrattuali, motivi difensivi e contenziosi, per poi procedere alla cancellazione definitiva dei dati trattati da tutti gli archivi. La cancellazione dei dati, che hanno superato i dieci anni di archiviazione, sarà effettuata nei mesi di giugno e dicembre di ciascun anno solare successivo alla scadenza. 

I dati raccolti saranno utilizzati da La Collina degli Elfi ODV per l’integrale e la corretta esecuzione del contratto; potranno essere eventualmente resi e conoscibili a Terzi per la difesa dei diritti, nonché in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti e su richiesta dalle competenti Autorità.

Modalità del trattamento:

Il trattamento è svolto dal titolare e dai soggetti designati ed espressamente formati alla gestione del trattamento dati; ogni trattamento di dati personali avviene nel rispetto dei principi fissati all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679. Il trattamento dei dati è effettuato con le seguenti modalità e precauzioni di sicurezza:

• la sicurezza dei dati trattati su supporto informatico è gestita attraverso un sistema di password;
• la riservatezza della documentazione cartacea è garantita dalla custodia dei documenti in appositi archivi con accesso controllato ed autorizzato ai soli soggetti designati.

Diritti degli interessati:

In relazione ai dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa all’interessato è riconosciuto in qualsiasi momento il diritto di: 

• Accesso ai propri dati personali (art. 15 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Rettifica dei propri dati personali (art. 16 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Cancellazione dei propri dati personali (art. 17 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Limitazione dei propri dati personali (art. 18 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Alla portabilità dei propri dati personali, intesa come diritto ad ottenere dal titolare del trattamento i dati in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico per trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti (art. 20 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Al diritto ad opporsi al trattamento dei propri dati nei casi previsti dalla legge (art. 21 Regolamento UE n. 2016/679); 
• Alla revoca del consenso al trattamento dei propri dati personali, senza pregiudizio per la liceità del trattamento medesimo basata sul consenso acquisito prima della revoca (art. 7, par. 3 Regolamento UE n. 2016/679). L’interessato ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali in qualsiasi momento, tuttavia, si precisa che il trattamento di alcuni dati personali è indispensabile per l’esecuzione del rapporto fra le parti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR. Pertanto, in caso di revoca del consenso, il rapporto potrebbe essere compromesso laddove i dati oggetto del consenso siano strettamente necessari per la corretta esecuzione delle obbligazioni contrattuali.
• A proporre reclamo all’Autorità Garante nazionale per la Protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma (art. 77 Regolamento UE n. 2016/679) o attraverso il sito web http://www.garanteprivacy.it in caso di violazione dei propri diritti.